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罗浮云解析采购流程,让管理更加简单轻松


2021-01-12 10:56:31



采购流程管理在企业中扮演着越来越重要的角色,采购流程已经渗透到企业管理的每一个环节。采购流程管理的关键是简化管理,让管理更加简单轻松。但是貌似简单的流程管理实则充满了复杂性,如采购流程,其前期的准备工作就异常复杂。采购流程管理是一个操作性的定位描述,它指的是采购流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程优化等一系列工作环节。


采购流程管理

  虽然企业因生产经营的内容不同,采购活动的内容不同,采购运用的方法不同,作业细节上有若干差异,但采购发展到现在采购流程基本趋于一致了。一般来讲,采购基本流程主要由以下几个步骤组成。

一、提出采购申请

  采购申请必须严格按照生产需求,且基于现有的库存量,对采购物品的品种、数量以及安全库存量等因素做出科学的计算后才能提出。与此同时,为保证采购的合理性必须有具体的审核制度对其进行必要的监督,因为通过采购申请环节的控制,能够有效地防止采购的随意性和盲目性。

  采购部门收到某需求部门提出的请购单后,还要协助该部门预测物料需求。因为采购部门与供应商早期参与合作能够促进更多的信息交流,从而可以避免或削减采购成本,加速产品推向市场的进度并能带来更大的竞争优势。

二、确定采购要求

  事实证明,采购的成功始于采购要求的确定,即制订适当的办法来明确采购品的具体要求,更重要的是让供应商完全地理解采购方的需求。一般来说,我们可以采取以下几种方法:

  1. 制订规范的产品图纸,并制订采购订单的书面程序。

  2. 在发出采购订单前,采购方应与供应商进行协议的核实。

  3. 借助其他与所采购物品相适应的方法。

  4. 在采购文件中包含清晰地描述所订购产品或服务的数据,如产品的精确辩认和等级、检验规程、应用的质量标准等。

  5. 所有检查或检验方法、技术要求应指明相应的国家和国际标准,如物料单等。

三、选择、确定供应商

  影响企业生产运作系统运行的最直接的外部因素是供应商,同时供应商也是保证企业产品的质量、价格、交货期和服务的关键因素。换句话说,供应商的选择及确定是否符合科学即合理,将直接影响企业运作的好环。

  供应链上的各个构成部分都是彼此相依附的,犹如唇齿关系。如果供应商选择失败,采购项目之于企业的后果必定是唇亡齿寒之态。由此可见,选择实力较强、诚信度较高,可以进行长期合作并能够彼此依赖的供应商有利于企业的长期利益。

四、确定采购价格

  不论是传统采购还是现代采购,价格始终是采购项目中最为敏感的问题。在传统的采购观念中,采购方与供应商不同的价格立场是不可调和的矛盾。例如,采购方往往希望低价购买,而供应商又总是想高价卖出。但是从供应链的角度来看,供需双方的价格之争并不能给彼此带来真正的长久效益。简单而言,合理适度的价格更利于供需双方的长期合作和整个供应链的持续和谐发展。

五、确定采购订单

  对报价进行分析并选择好供应商后,采购方就要发出订单。但是采购中,订单的确定非常重要。一般负责订单核实的人员需要明确所要采购的物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装、运输方式、检验形式、索赔条件以及相关标准等具体的规定。

六、签订采购合同并执行

  采购订单发给供应商之后,采购部门的工作才正式步入供应合作阶段,即签订合同阶段。此时,为了保证采购的顺利实施,采购部门应对订单进行跟踪和催货,并适时地进行稽核。

七、支付采购货款

  确定产品的质量数量以及单据准确无误后,采购方应及时向供应商支付货款。一般来说,货款的成功支付则表示本次采购项目已经圆满结束。 

八、评估采购项目,并归档管理

  采购项目结束之后,采购方都需要对该次采购予以记录归档。通常,记录中需要反映该次采购的所有详细信息,其具体内容包括供应商的履约表现(交付质量交付准时性、退货或赔偿的处理等),企业在该次采购中获得的“经验或教训”等。这些记录材料可作为对采购部门和采购人员、供应商和企业其他相关部门表现进行评估的重要历史数据。

  随着采购业务的逐渐增多,很多企业都通过规范采购流程,加强采购流程每一环节上的管理,来约束相关采购过程的业务活动。而这样做的目的是,使得各项采购指标在业界最佳,并合理地控制企业采购开支的每一过程,以增强企业的竞争优势。

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